Inspelning

Att spela in samtal blir allt vanligare och det finns flera orsaker till detta. Inspelningen kan användas för att säkra ekonomiska transaktioner, för träning- och utbildningsändamål eller för orsaker där man behöver ta reda på ”vem som sa vad, och när”. Nya lagar och regler kan kräva att vissa typer av samtal måste spelas in och de som absolut inte får spelas in.

Är du klar för MIFIDII den 3 januari 2018?? De nya reglerna är i korthet.
1) Alla konversationer som kan tänkas leda till en affär skall dokumenteras. Detta gäller ALL kommunikation, alla fasta telefoner, mobil, mail, chatt .
2) All kommunikation skall sparas i 5 år.
3) Ett fullständigt händelseförlopp för en affär, från första kontakt till avslut skall kunna presenteras på 5 dagar.

Det kommer också nya regler som hantera hur personuppgifter skall sparas, detta är ett EU direktiv GDPR som ersätter PUL den 25 maj 2018.

Strängare krav på företag och myndigheter att informera om varför de behandlar personuppgifter, vilka de uppgifterna är och hur de hanteras.
Behandlingen får bara ske i samtycke och uppgifterna får inte användas för något annat är vad individen gett sitt samtycke till.

Företag och myndigheter måste kunna visa hur de hanterar uppgifterna på ett säkert och korrekt sätt .Det räcker inte att säga att de har rutiner, de måste kunna visa att de följs – till exempel kan det betyda att de snabbt måste kunna lämna ut registerutdrag. Företagen måste kunna göra en integritetsanalys. 

Positionen personuppgiftsansvarig förändras. Varje företag/myndighet måste ha en dataskyddschef, data protection officer. Personen har större ansvar och fler skyldigheter än tidigare. Vissa företag behöver personuppgiftsombud, när det handlar om särskilt riskfylld personuppgiftshantering. Det är fortfarande oklart vilka som omfattas av det kravet. 

Dataskydd som standard – känsliga data ska alltid krypteras. Detta kallas också privacy by default.

Datainspektionen kan utfärda böter, administrativa sanktioner, till företag och myndigheter som inte sköter sig. Det kan bli dyrt, upp till fyra procent av organisationens omsättning, alternativ 20 miljoner euro som maxbelopp

Med över 20 års erfarenhet av inspelning tillsammans med installationer från några få kanaler till rikstäckande system på över 1500 kanaler, är inspelning traditionellt Savens starkaste sida. Inspelning kan delas in i två kategorier, total och villkorsstyrd.

Den totala inspelning är, som namnet antyder, inspelning av alla samtal hela tiden. Våra kunder inom Bank & Finans använder dessa system för att dokumentera värdepappersaffärer för att minimera risk och samtidigt följa regler och förordningar. I dessa miljöer är kraven på driftsäkerhet, tillgänglighet och säkerhet mycket höga.

Den villkorsstyrda inspelningen används främst för att dokumentera försäljning per telefon, något som brukar kallas muntlig avtalsbindning. Om en kund, i ett samtal med ett ContactCenter, vill beställa en vara eller en tjänst, finns möjligheten att skapa ett juridiskt bindande dokument under samtalet. Inspelningen startar manuellt av handläggaren eller automatiskt beroende på processen på bildskärmen. Orderprocessen följer ett givet manus som finns på skärmen, när denna är klar så avslutas inspelningen. Detta dokument hanteras som en order och kan integreras i CRM-system.

PCI
PCI är en förkortning av Payment Card Industry, vilket är ett samarbete mellan ledande kreditkortsbolag. Om ett företag hanterar kortuppgifter får dessa inte lagras i talregistreringen. Våra lösningar stoppar inspelningen automatiskt när känslig information anges och upptar sedan inspelningen när känslig information inte längre diskuteras.

Något som verkar enkelt men ändå är svårt.
Att installera ett inspelningssystem kan verka enkelt, men det finns mycket som man måste ta hänsyn till. Förutom kompetens om den egna produkten, krävs god kännedom om nätverk, servar, virtuella miljöer, databaser, telefoni, VoIP samt CTI.
Inspelningssystem hamnar ofta ”mellan stolar” inom den egna organisationen utan att någon känner ett starkt ”ägarskap”.
Med detta inräknat är det inte driftsättning av inspelningssystemet som är det riktigt svåra, men som också kan vara en tuff uppgift, själva utmaningen ligger i den fortsatta driften.
För att inspelningen ska fungera som planerat, finns ett flertal yttre faktorer som inverkar på driftsäkerheten, var och en av dessa kan skapa driftstörningar, därför är det viktigt att utse en ansvarig och underhålla inspelningssystemet kontinuerligt.

Hur säker är din information?
Alla inspelningssystem har någon form av behörighetskontroll, det behövs ett konto för att logga in och lyssna på samtal, men här slutar de flesta likheterna. Många billigare och enklare system har mycket dålig säkerhet mot intrång. Vid en första anblick kan de enkla systemen ge ett intryck av hög säkerhet, men i många fall är det mycket enkelt att komma åt information, manipulera eller radera denna. Hur viktigt är det för dig att inte informationen försvinner och/eller hamnar i fel händer?

Varför är det så dyrt att köpa billigt?
På marknaden finns många leverantörer av talregistrering som vid en första anblick kan se lika ut, fast priset skiljer sig markant. I de flesta fall är de enklare systemen endast passiva och detta medför att man måste ha mer koll på hur telefoner är inkopplade i nätet. Systemen är ibland lättare att installera, men kräver betydligt mer för att administrera. Hur säkert de inspelade samtalen överförs och lagras är bara några exempel på där systemen skiljer sig åt.
Sist men inte minst bör man kolla hur den tilltänka leverantörens ”roadmap” ser ut, hur skall utrustningen kunna spela upp samtal om 10 år? Här är det viktigt att man väljer en leverantör som kontinuerligt jobbar med att uppdatera produkten så att man inte måste byta. Vad kostar det att underhålla fler gamla system?

Varför är Hosting långt ifrån det bästa valet?
Hosting, ett upplägg där man hyr en tjänst utan egen utrustning lokalt. Detta är en bra lösning för tjänster som telefoni, när samtalet är avslutat finns ingen information som skall sparas. Det är enkelt att byta leverantör då man själv äger telefonnumret. Men att låta någon annan ta hand om de inspelade samtalen är inte bara en säkerhetsrisk, det finns även en risk att man enkelt inte kan byta leverantör om man är missnöjd.

Lämna över all hantering till oss, helpension.
Förutom att sälja och installera produkterna är vi kända för att vara en mycket pålitlig servicepartner. Vi kan också erbjuda totala lösningar där Saven även tar ansvar för den dagliga driften, något som är mycket intressant för dagens slimmade organisationer. Med välplanerade, kompletta och långsiktiga lösningar för inspelning, klarar våra system av de krav som ställs på säkerhet idag.

Senaste nytt

Postad April 4th, 2017

> Kontakta oss Kontakta oss.
kontakta_puff

> Efter 10 år uppnår vi nu högsta kreditvärdighet Ett bevis på Säkert & Effektivt
UC Gold